hva kjennetegner de beste?

Fem steg for å lykkes med medarbeiderundersøkelsen

En god medarbeiderundersøkelse er et fantastisk verktøy for å lytte, involvere og skape forbedringer på arbeidsplassen. Vi må måle for å vite, og slik kunne prioritere riktig felles innsats videre. Dessverre opplever mange at de ikke får tatt ut hele potensialet til undersøkelsen.

Under er fem steg som vil øke sjansen for å lykkes med undersøkelsen.

Steg 1: Erkjennelse av at kultur og ledelse er virksomheters viktigste konkurransefaktor

For å lykkes i dette arbeidet kreves først erkjennelse av at kultur og ledelse er virksomheters viktigste konkurransefaktor og derfor en kritisk oppgave for toppledelsen. Det er tre hovedårsaker til at kultur og ledelse er avgjørende for å lykkes:

For det første er kultur – hvordan vi gjør ting her hos oss – kritisk for effektiv samhandling og produktivitet.
For det andre er kultur og ledelse direkte avgjørende for virksomheters evne til å beholde og tiltrekke seg de beste medarbeiderne.
For det tredje er kultur og ledelse den mest avgjørende faktoren for å omsette strategi fra teori til praksis.

Hos de beste arbeidsplassene vet ledere at kultur og ledelse er et strategisk innsatsområde – avgjørende for å lykkes. De gjør kontinuerlige forbedringer fordi de har satt kultur og ledelse permanent på ledernes dagsorden - ikke delegert til HR, men støttet av HR. De lærer fordi de gjør kultur og ledelse tydelig gjennom kartlegging og målinger.

Det er i denne sammenheng medarbeiderundersøkelsen kommer inn som sentralt lederverktøy.

Steg 2: Ta bevisste valg og forbered før undersøkelsen igangsettes.

Tydelig hensikt og ambisjon må forankres i og eies av toppledergruppen. Hvorfor vil vi måle, hva ønsker vi å oppnå og hva vil vi benytte verktøyet til? De som får mest ut av undersøkelsen ser ikke på dette som noe man krysser av på en sjekkliste eller som et selvstendig prosjekt, men som knyttet direkte mot en strategisk ambisjon. Derfor er det viktig at toppledelsen har eierskapet til undersøkelsen og prosessen.

Hvordan bør vi gjennomføre undersøkelsen? Dette gjelder alt fra hva som skal måles og når, å sikre for anonymitet og konfidensialitet, samt å vurdere ekstern støtte. Sett av tilstrekkelig tid og forbered prosessen tidlig. Dette gjelder forankring, ansvar og roller, samt å sikre for oppfølging, involvering og tiltak i etterkant. Å sette av tilstrekkelig tid og fokus er noe av det aller viktigste for å lykkes.

Steg 3: Forbered virksomheten gjennom forankring og informasjon i ulike målgrupper

Det er viktig å forberede organisasjonen grundig gjennom å forankre hensikt, prosess og verktøy. Definer hvem som skal være med i prosessen og når – og hvem som skal jobbe med resultatene. Dette gjelder toppledelsen/ledergruppen, HR og mellomledere/ledere, tillitsvalgte, samt medarbeidere. Det har betydning for hvordan prosessen skal settes opp og hvordan resultatene skal jobbes med.

Dere må sikre at nøkkelpersonene blir involvert og til riktig tid.

Steg 4: Skape og sørge for engasjement, trygghet og mulighet til deltakelse underveis

Det skal være frivillig å svare på undersøkelsen. Tilrettelegg for at medarbeiderne selv ønsker og har mulighet til å besvare undersøkelsen. Understrek at åpne og ærlige tilbakemeldinger er viktig for det videre arbeidet, og skap trygghet ved å sikre at undersøkelsen er anonym. Tydeliggjør hensikt, prosess og hvordan resultatene kommer til å bli fulgt opp - for å sikre at medarbeiderne ser verdien i deltagelse.

Steg 5: «Lytte og involvere» - hvordan dere går fra innsikt til handling

En nøkkel for å lykkes er å lytte før dere handler.

I denne fasen er det viktig å kommunisere og skape dialog, involvere og engasjere alle ledere og medarbeidere, samt lytte til innspill og refleksjoner for å forstå årsak til opplevelsene og hva som bør prioriteres videre. De beste virksomhetene designer to parallelle prosesser for arbeidet – med oppfølging både i avdelingene og i ledelsen.

Prosess i avdelingene: har til hensikt å involvere medarbeiderne, skape felles innsikt og samlet eierskap til prioritert forbedringsarbeid i avdelingene. For lederne handler dette om å forstå hvorfor opplevelsen er slik de er, vise at ledelsen ønsker tilbakemeldinger og tar kultur på alvor, samt engasjere medarbeiderne i forbedringsarbeidet. Dette er en «lytteprosess», hvor utfallet er at man lager egne handlingsplaner i den enkelte enhet.
Prosess i ledelsen: har på sin side til hensikt å bruke analyse og data på selskapsnivå, samt innsikten fra avdelingene, for å utvikle konsern- og ledelsesstrategier og definere fokusområder på organisasjonsnivå. De beste etablerer dedikerte og regelmessige arena for ledelsen og alle ledere med fokus på kultur og ledelse for å dele, reflektere, lære og utvikle.

Vil du lese mer om hvordan du kan lykkes med medarbeiderundersøkelsen, og konkrete tips til gjennomføringen?